רוב העצמאים מנהלים את היום שלהם ברשימת משימות. כותבים בבוקר עשרה דברים שצריך לעשות, ובערב מגלים שסיימו שלושה, ושדווקא החשובים ביותר נשארו ברשימה. לא בגלל עצלות, אלא בגלל שרשימה אומרת מה צריך לעשות, אבל לא אומרת מתי.
מה שלא מקבל זמן ביומן, נשאר בגדר כוונה. וכוונות, כידוע, נדחות למחר.
Time Blocking, או בעברית חסימת זמן, היא שיטה שבה מחלקים את היום לבלוקים של זמן, ולכל בלוק נותנים סוג אחד של עבודה. במקום לקפוץ כל היום בין משימות שונות, יודעים מראש מה עושים בכל שעה. כך היומן הופך מרשימה של פגישות לתוכנית עבודה של היום כולו.
שעתיים או שלוש בלי טלפון, בלי הודעות ובלי הפרעות, לעבודה שדורשת ריכוז, כמו הכנה לטיפול, כתיבת הצעה או בניית שירות חדש. כדאי לקבוע את הבלוק הזה בשעות שבהן יש לך הכי הרבה אנרגיה, אצל רוב האנשים בבוקר.
כשהפגישות מרוכזות בחלק קבוע של היום או של השבוע, הן לא מפרקות את כל שאר הזמן לחתיכות קטנות שאי אפשר לעבוד בהן.
במקום לענות לכל הודעה ברגע שהיא מגיעה, עונים להודעות, שולחים חשבוניות ומסדרים מסמכים בבלוק אחד או שניים ביום. רוב ההודעות יכולות לחכות שעה, והריכוז שלך לא.
זה הבלוק שהכי קל לוותר עליו, כי אף אחד לא מחכה לו. אבל בלעדיו העסק עובד רק על הלקוחות של היום, ולא בונה את הלקוחות של מחר. גם שעתיים בשבוע עושות הבדל, בתנאי שהן קבועות ביומן.
תמיד יקרה משהו לא צפוי, כמו לקוח עם בקשה דחופה או תקלה שצריך לטפל בה. כשמשאירים ביומן מרווח קבוע להפתעות, הן לא מפילות את כל התוכנית של היום.
היומן הוא לא רק מקום לפגישות, אלא הכלי החשוב ביותר לניהול הזמן של העסק. כשלכל סוג של עבודה יש זמן קבוע, המשימות החשובות מפסיקות להידחות, וגם ההפתעות מוצאות את המקום שלהן.
רוצה לבנות שבוע עבודה שמתאים לעסק שלך? אפשר לקבוע שיחת הכנה קצרה ולהתחיל לתכנן יחד.