כשמנהלים עסק לבד, הראש הופך למחסן. לקוחות, משימות, רעיונות, תאריכים, קבצים, וכל אלה מחכים שנזכור אותם בזמן. אבל ראש הוא מקום גרוע לאחסן בו משימות, כי הוא שוכח בדיוק את מה שהכי חשוב.
Trello הוא כלי חינמי לניהול משימות, שמאפשר לראות את כל העסק מול העיניים, במסך אחד. הוא בנוי כמו לוח שעליו מדביקים פתקים, רק שכאן אפשר להזיז אותם בגרירה, להוסיף להם פרטים, ולראות אותם גם מהמחשב וגם מהטלפון.
אפשר להירשם ולהתחיל לעבוד בכתובת trello.com.
לוח הוא המקום שבו מנהלים תחום אחד. אפשר לפתוח לוח אחד לכל העסק, או לוח נפרד ללקוחות, לשיווק ולאדמיניסטרציה.
כל משימה היא כרטיסייה. מזיזים אותה בין העמודות לפי המצב שלה, למשל מ"השבוע" ל"בעבודה" ומשם ל"בוצע".
בתוך כל כרטיסייה אפשר לפתוח רשימת בדיקה, כך שפרויקט גדול מתפרק לצעדים קטנים, ורואים כמה מהם כבר הושלמו.
לכל כרטיסייה אפשר להוסיף תאריך יעד ותזכורת, תווית בצבע שמסמנת את סוג המשימה, וקבצים כמו הצעת מחיר, תמונה או מסמך.
במבט אחד על הלוח רואים מה מחכה, מה בעבודה, מה תקוע אצל מישהו אחר ומה כבר הסתיים.
כדי להתחיל לא צריך מבנה מסובך. מספיק לוח אחד עם חמש עמודות:
ואחר כך מוסיפים תוויות בצבעים לפי סוג המשימה, למשל אדום ללקוחות, צהוב לשיווק וכתום לאדמיניסטרציה, כך שבמבט אחד רואים לאן הולך הזמן.
כלי לא מנהל את העסק במקומך, אבל הוא נותן תמונה ברורה של מה שקורה בו. כשכל המשימות נמצאות במקום אחד, הראש פנוי להחלטות ולעבודה עצמה, ושום דבר חשוב לא נשכח.
לכניסה לאתר: trello.com
רוצה ללמוד איך להתאים כלים כאלה לעסק שלך? אפשר לקבוע שיחת הכנה קצרה ולהתחיל לבנות יחד שיטת עבודה.